W ostatnich latach coraz większą popularność zdobywają rozwiązania elektroniczne, które mają na celu ułatwienie i usprawnienie codziennych działań firm. Jednym z takich systemów jest Krajowy System e-Faktur, który ma za zadanie usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Niemniej jednak, jak każdy system, ma swoje wady i zalety.
Zalety:
- Oszczędność czasu: Dzięki e-Fakturom proces wystawiania i przesyłania faktur staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny. Eliminacja konieczności ręcznego wypełniania, drukowania i wysyłania faktur tradycyjną pocztą przekłada się na znaczące oszczędności czasu dla pracowników.
- Oszczędność pieniędzy: Brak konieczności drukowania i wysyłania faktur tradycyjnymi metodami znacznie obniża koszty operacyjne firmy związane z papierem, drukarkami, tonerami oraz wysyłką.
- Korzyści dla środowiska: System e-Faktur przyczynia się do redukcji ilości zużywanego papieru, co korzystnie wpływa na środowisko naturalne. Wprowadzenie elektronicznych faktur zmniejsza także emisję CO2 związaną z produkcją papieru i transportem.
- Bezpieczeństwo: Dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii kryptograficznych, dane zawarte w e-Fakturach są zabezpieczone przed kradzieżą i podrabianiem, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji finansowych.
- Możliwość archiwizacji: Elektroniczne faktury można łatwo przechowywać i archiwizować w formie cyfrowej, co eliminuje potrzebę zajmowania dodatkowej przestrzeni biurowej. Dodatkowo dostęp do archiwum jest łatwy i szybki, co ułatwia zarządzanie dokumentacją firmy.
Wady:
- Konieczność dostępu do internetu: Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, niezbędny jest stały dostęp do internetu, co może być problematyczne dla niektórych firm, szczególnie tych zlokalizowanych w obszarach o słabej infrastrukturze internetowej.
- Problemy techniczne: Niekiedy mogą wystąpić problemy z działaniem systemu, co może prowadzić do opóźnień w wystawianiu faktur. Awarie serwerów, problemy z oprogramowaniem czy też błędy w działaniu systemu mogą znacząco zakłócić procesy biznesowe.
- Konieczność dostosowania się do zmian: Firmy muszą dostosować swoje systemy księgowe do działania z systemem KSeF, co może wymagać dodatkowych nakładów finansowych i czasowych na implementację nowych rozwiązań technologicznych.
- Kwestie prawne: Nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w formie elektronicznej, co wymaga dodatkowej uwagi przy korzystaniu z systemu e-Faktur. Firmy muszą być świadome obowiązujących przepisów prawnych dotyczących wystawiania faktur elektronicznych.
- Konieczność edukacji pracowników: Firma korzystająca z Krajowego Systemu e-Faktur musi zapewnić odpowiednie szkolenia dla pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z systemu. Brak odpowiedniej wiedzy i umiejętności może prowadzić do błędów w obsłudze systemu oraz utraty efektywności pracy.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur przynosi wiele korzyści, które mogą znacząco usprawnić procesy biznesowe firm. Niemniej jednak, warto być świadomym potencjalnych problemów i przygotować się na ich wystąpienie poprzez odpowiednie szkolenia pracowników oraz ścisłą obserwację zmian w przepisach prawnych i technologicznych. Dążenie do ciągłego doskonalenia i edukacji w zakresie korzystania z elektronicznych rozwiązań biznesowych jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur.
Małgorzata Strzelińska